可以说，我们是Google在线生产力工具的忠实粉丝，并且经常使用Drive，Sheets和Docs来处理我们在Cloud Pro及其姐妹游戏中制作的大部分内容。多年来，我们收集了大量有关如何充分利用在线办公套件的技巧：在这里，Nik Rawlinson分享了其中最好的一部分。
谷歌文档输入更少
Google Docs是一个文字处理器，这意味着打字 - 对吗?嗯，不一定。如果您拥有Android手机或Google Home设备，您将熟悉Google令人印象深刻的语音识别功能;您可能没有意识到的是，它们也内置于Google Docs中。语音输入准确，快速且免费，因此您可以通过尝试输出任何内容。唯一的要求是您需要在Chrome中工作。
要启用语音输入，只需将光标放在文档中的任意位置，然后从“工具”菜单中选择“语音输入...”，或按Ctrl + Shift + S.单击弹出的浮动对话框上的麦克风图标，并允许Chrome访问您的麦克风。您现在可以口述文本并将您的文字直接输入到文档中。完成后第二次单击麦克风。如果可以的话，最好使用专用麦克风，但我们在笔记本电脑和一体式台式电脑上使用内置麦克风取得了良好的效果。
谷歌语音输入并不像Dragon NaturallySpeaking等商业替代品那样功能齐全。首先，它不允许您使用语音进行更正，因此修改错误的最快方法是手动移动光标并手动编辑。
更重要的是，虽然语音输入可识别超过100种语言和方言，但标点符号仅提供六种 - 英语，德语，法语，西班牙语，俄语和意大利语 - 并且它仅限于句号(“句号”)，逗号，感叹号( “感叹号”)，问号，新行和新段落。尽管如此，这仍然涵盖了您可能想要说的绝大多数内容，考虑到该功能完全免费，这是一个很小的代价。
发布并被诅咒
你有没有想过发表自己的电子书?当谈到重量级在线创作时 - 例如，如果你在亚马逊Kindle商店写一些东西要卖 - 我们是一个名为Scrivener的应用程序的忠实粉丝。但是，如果您要将一个小文档放在一起供个人或公司使用，您可以依赖Google Docs中内置的工具。
最简单的是，Docs允许您以EPUB格式输出文档，该格式与Google Play图书，Apple Books，Kobo和许多第三方电子书阅读器兼容：要做到这一点，只需选择“EPUB出版物(.epub)”即可。 “文件”菜单的“下载为...”子部分。
为了获得最佳效果，请谨慎使用段落样式。如果使用Docs的内置标题样式(标题1，标题2等)格式化文档，并使用正常文本样式作为正文文本，则EPUB将包含自动生成的目录。排名较低的标题将作为其较高级别邻居的子部分组织，使读者能够快速，轻松地找到他们需要的部分。
唯一需要注意的重要限制是EPUB文件无法在您的计算机上本地读取，但可以从Google的在线库中引用 - 这意味着您可以与其他人共享该文档，并绝对相信它们看起来与它们相同。为你做。
戴上勇敢的面孔
厌倦了在Arial写一切?Google文档中的字体菜单包含一组很好的选择 - 还有数百种可供选择。您可以通过从字体菜单顶部选择“更多字体...”来找到它们。请注意，这些字体不会下载到您的计算机上，而是从Google的在线库中引用 - 这意味着您可以与其他人共享该文档，并且绝对相信它们对您来说就像对您一样。
风格出来
如果您经常使用相同的字体和段落设置，则可以将它们设置为默认文本样式。要重新定义正文文本，请选择一个段落并调整字体设置，间距，缩进等，直到它看起来恰到好处。然后，单击工具栏上的“样式”菜单，将鼠标悬停在“普通文本”上，单击其名称右侧显示的箭头，然后从弹出按钮中选择“更新正常文本以匹配”;这将是正文文本的默认样式。通过重新格式化文本并以相同方式重新定义其他样式来重复此过程。
首先，这些重新定义的样式将仅适用于当前文档 - 但您可以将它们设置为您创建的每个新文档的默认值。只需打开样式菜单，然后从悬停在“选项...”上方时出现的弹出按钮中选择“另存为默认样式”。
自动翻译
通过从Docs本身创建当前文档的外语版本，直接利用Google在线翻译引擎的强大功能。只需从“工具”菜单中选择“翻译文档...”，为翻译结果提供新文件名，然后选择要将其转换为的语言。
页眉和页脚
在Word中，您可以双击页面的顶部或底部来创建和编辑页眉或页脚。在Google文档中，您可以从“插入”菜单执行此操作。不太明显的是你如何调整为它们预留的区域：找到这些控件，从格式菜单中选择“页眉和页脚......”。请注意，这与页边距控件是分开的，您可以通过从“文件”菜单中选择“页面设置...”进行修改。
伸出援助之手
从“工具”菜单中选择“浏览”，打开一个有用的研究工具，监控您正在编写的内容并建议资源。例如，我们在上面提到了Scrivener，因此它出现在我们的侧边栏中。单击此按钮可打开带有文本预览的Web链接 - 如果我们复制并粘贴任何内容，我们可以单击相关条目旁边的引号图标，并自动创建脚注。探索栏顶部还有一个有用的搜索框，允许我们直接在谷歌搜索文档未自动获取的任何内容。
Google表格
限制用户的选择
Google表格是在组织内共享电子表格和表单的完美平台 - 例如，您可以将其用于费用表单。但是，在这种情况下，您可能希望限制可以在特定单元格中输入的选项。幸运的是，这在Sheets中很容易实现。
为此，请通过单击活动电子表格下方的“+”创建第二个工作表，然后输入可接受的变量。例如，如果您希望员工能够从十种不同的费用类型中选择，例如里程，住宿，寄托等，您可以在A列的前十个单元格中输入这些类别。您可以创建尽可能多的变量集如你所愿，进行不同的测试。
Sheet2！A1：A10
现在切换回前页，工作人员将使用它来提交其声明，并选择应该只接受在您定义的有效选项列表中显示的数据的单元格范围。从“数据”菜单中选择“数据验证”，然后使用“条件”旁边的框找到包含有效响应的单元格范围：在我们的示例中，使用十个费用类别，即“”。默认情况下，表格将在您正在格式化的每个单元格的下拉菜单中显示选项，以便员工可以快速单击以进行选择。在不太可能的情况下，您宁愿直接键入数据，请取消选中“在单元格中显示下拉列表”旁边的框。
导入实时数据
在表单中，与在Microsoft Excel中一样，您可以使用上面使用的引用轻松地在单个电子表格中引用其他工作表中的数据。因此，要使单元格在活动电子表格的第二张纸上反映单元格B3的内容，请输入公式“= Sheet2!B3”。如果任何公式或公式更改影响工作表2上单元格B3的内容，则包含公式的单元格将自动更新以反映该情况。
但是，使用Google表格，您可以更进一步，这在某种程度上并不总是可以使用Excel：由于您的所有资产都是在线存储的，因此您可以从任意数量的完全独立的电子表格中提取数据。例如，您可以创建从存储在Google云端硬盘中或与您共享的十几个或更多其他电子表格中提取的业务绩效的年终摘要。
为此，您可以使用名为IMPORTRANGE的函数，将源电子表格的在线地址和您要合并的单元格或范围的引用作为参数，如下所示：
= IMPORTRANGE（“https://docs.google.com/spreadsheets/d/11g0d1Y6sWfLqzUM3V9HdwcVn-jwOWvwnVii8DiNrIGg /”，“Sheet1！B4”）
当你输入它时，它最初会抛出一个“#Ref”错误;您只需单击返回单元格并单击出现的“授权”按钮，以便将新电子表格与现有数据相关联。
IMPORTXML
您甚至可以从公共源导入数据，例如XML或RSS源，HTML文档或保存到Web的CSV文件。分别对每个使用，，和。您可以在此处找到IMPORTXML的完整文档，其中的链接详细说明了如何使用侧栏中的其他公式。
浏览您的电子表格
我们已经看到Docs中内置的Explore功能如何简化研究文档内容的任务。
您可以在Sheets中找到相同的功能，它以类似的方式工作 - 但它侧重于通过创建数据透视表，分析趋势或应用格式来帮助您从数据中获得更多。值得点击一下，看看它给你的选项。您将在窗口底部找到与“工作表”选项卡位于同一行的图标。
使用表格
如果您之前没有创建过在线表单，您可能没有意识到在Sheets中设置它们有多简单。从“工具”菜单中选择“创建表单”，您将完成编写一系列问题的过程，然后将其响应输入到您的电子表格中。
您可以使用一系列高级输入收集答案，包括可拖动比例，多选网格，预定义响应，日期，时间等。除非别无选择，否则我们建议您避免使用“简答题”或“段落”选项：在数据输入阶段锁定的内容越多，一旦表达结果就越容易制表和分析结果。
创建一个宏
Microsoft Excel有VBA;表格支持功能强大的Apps脚本环境，您可以使用它来编写各种自动化脚本。
如果您不喜欢深入到代码中，您还可以记录和执行宏。要设置宏，请从“工具”菜单上的“宏”弹出按钮中选择“记录宏”，然后逐步执行要自动执行的操作。保存时，可以为宏指定键盘快捷键。
我们的提示是确保您选择适当的选项来保存绝对或相对的单元格位置。如果选择前者，宏将始终对您单击的确切单元格进行操作;选择后者使其相对于光标位置生效。
缩放嵌入图片
除了文本，数字和公式，表格中的单元格还可以包含图像。使用IMAGE(“url”)公式嵌入在线图像，语法如下：
= IMAGE（“http://example.com/logo.png”，1）
最后的可选“，1”告诉Sheets缩放图片，使其适合单元格。使用2拉伸图像以填充单元格，或使用3将图像嵌入100%，图像在单元格边缘处切断。要使用像素精度指定大小，请使用4，然后使用高度和宽度，如下所示：
= IMAGE（“http://example.com/logo.png”，4,25,100）
Google云端硬盘
备份一切
Drive的重点在于您的文件存在于云端 - 但如果您想制作本地副本，可以通过多种方式下载文件，包括使用每个应用程序的“文件”菜单上的“下载为...”选项，以及右键单击Drive中的单个文件并选择下载。
如果您需要下载云端硬盘帐户中所有文档的副本 - 可能是作为备份，或者因为您要删除原件以释放空间 - 请返回到驱动器的顶层，单击最上面的文件或文件夹，然后按住Shift键并单击列表底部的条目，右键单击并选择“下载”。云端硬盘将您的文档，表格和幻灯片文件转换为与Office兼容的版本，并将其压缩为ZIP以进行批量下载。
通过扩展做更多事情
它不仅仅是可以使用扩展进行扩展的Web浏览器。在其中一个云端硬盘应用中，打开“附加组件”菜单并选择“获取附加组件”，您将找到大量功能性插件。如果您发现全部范围压倒性，请单击“加载项”对话框顶部的“全部...”下拉列表，将列表缩小到特定类别。
您还可以使用IFTTT将Google云端硬盘应用程序连接到智能家居设备和手机应用程序。你可以做很多事情;例如，您可以找到预先编写的小程序，用于在Google表格中存储有关电话的详细信息，或跟踪您工作的小时数。谷歌日历和助手等其他服务也可以发挥作用。从ifttt.com/collections/google开始。
停止点击
将您的手从键盘移动到鼠标并再次移回会打破您的流量并损害您的工作效率 - 因此熟悉键盘快捷键非常值得。Drive应用程序都支持多种快捷方式：随时按Ctrl + /可调出覆盖图，详细说明可用内容。
安全地承担风险
有时在商业中 - 就像在生活中一样 - 最大的成功源于大胆。那么为什么不完全重新组织该电子表格并尝试以不同的方式查看数据呢?Google云端硬盘及其所有相关应用都内置了版本控制工具，因此，如果您的重要创意没有成功，您可以轻松收回相关内容。
只需点击Google云端硬盘视图中的任意文件，然后选择“版本历史记录”即可浏览和恢复旧版本。为了更容易识别您开始进行重大更改的位置，请单击文件，然后从“版本历史记录”弹出按钮中选择“命名当前版本”，然后再进行编辑。如果您以后忏悔自己的勇气，您将立即能够看到要恢复的版本。
